A boa gestão de estoque hospitalar é essencial para instituições de saúde que desejam aproveitar seus recursos, atingir ao máximo sua eficiência, se planejar e tomar decisões eficientes.
Ao armazenar e organizar suprimentos médicos, práticas corretas de gerenciamento são fundamentais para evitar excesso ou falta de materiais indispensáveis.
Caso a empresa não sempre se atente ao inventário, as operações de organização serão atingidas e haverá o risco de vidas em perigo, caso certos itens não estejam disponíveis quando necessários.
É fundamental manter uma rede de abastecimento que possa suprir as demandas por medicamentos, entre outros insumos.
É também necessário ter controle, para que nada seja perdido ou indevidamente usado. Nesse artigo, conheça os detalhes fundamentais de boas práticas para a gestão de estoque hospitalar.
1. Inventários Regulares
Entenda o que consta em seu estoque.
É preciso fazer inventários periódicos, para que você possa identificar os materiais constantes e a regularidade das saídas de cada insumo.
Por exemplo, caso haja algum medicamento que tenha mais saída em determinado período, pode-se programar a reposição.
Caso contrário, pode haver problemas por falta de abastecimento.
2. Atenção ao Armazenamento
Vários medicamentos, para vários tratamentos como de audição e diabetes e outros insumos são sensíveis à luz e ao calor, perdendo as suas qualidades caso não sejam corretamente guardados.
Por isso, tome cuidado com seu armazenamento, verificando as condições de cada item do estoque. Lembre-se de que até os menores problemas podem provocar grandes prejuízos.
3. Ambiente Limpo e Organizado
A gestão de estoque hospitalar deve considerar uma boa organização, que facilite a rotina dos colaboradores do hospital.
Por exemplo, a demora em encontrar um medicamento pode custar a vida de um paciente.
É necessário manter um sistema de arranjo, que considere os tipos de materiais, as datas de validade e as áreas em que serão usados.
Tudo deve ser sempre mantido limpo, para evitar contaminação.
4. Reposição de Estoque Planejada
Não espere que os insumos acabem para fazer a reposição. Muitos materiais e medicamentos hospitalares levam meses para serem repostos.
Dessa forma, sua reposição deve ser planejada.Pode ser feita com base na saída de cada item.
Os que têm maior demanda devem ser repostos com prioridade.
É bom manter bom relacionamento com os fornecedores, evitando imprevistos.
5. Investimento em Softwares de Gestão de Estoque Hospitalar
Existem softwares específicos que fazem esse trabalho automaticamente.
Basta registrar a entrada e saída dos materiais, e a ferramenta irá organizar e catalogar todos os itens, avisando quando a reposição for necessária.
O estoque é de fato um setor fundamental para o funcionamento de empresas como o hospital, cujo materiais são sensíveis e possuem alto valor para reposição.
Uma gestão eficiente de estoque hospitalar faz toda a diferença na rotina da instituição.
6. Alinhamento dos Processos de Compra
O planejamento é uma peça fundamental para um bom gestor.
Mesmo que o processo de aquisição de materiais seja parte do dia a dia, para o funcionamento adequado, é essencial elaborar e organizar um plano que atenda as prioridades de uma empresa.
Com o sistema de processos de compra organizado, é possível ter controle dos produtos, verificando as demandas mais urgentes.
Também facilita a avaliação das compras e comparação de preços, garantindo as melhores condições de pagamento, sem reduzir a qualidade dos materiais.
7. Acompanhamento do Consumo
Organize um checklist semanal.
Isso tornará possível acompanhar o consumo e verificar a necessidade de reposição de todos os itens que serão diariamente necessários.
Suponha que um hospital tenha cerca mil pacotes de Máscara Descartável em seu estoque, os quais serão usados em uma semana por toda equipe.
Mas, quando a quantidade estiver próxima de 500, é preciso adquirir mais máscaras para que não falte no estoque.
Deve-se considerar todos os materiais necessários para manter o bom funcionamento do hospital.
8. Sazonalidade de Cada Item
Alguns itens podem sofrer alterações na demanda de utilização ao decorrer do ano, por exemplo de determinados medicamentos que, devido ao clima, tendem a diminuir ou aumentar seu consumo.
É importante considerar a sazonalidade de cada produto, analisando o histórico de compras para organizar essas alterações de consumo.
Como mencionado anteriormente, é recomendado investir em um software pois esse auxilia em diversas ações como:
- no controle fracionado dos itens;
- assim como na solicitação eletrônica;
- reposição;
- cálculo máximo e cálculo mínimo de estoque.
9. Validades
Embora óbvio, muitos hospitais acabam perdendo medicamentos e produtos perecíveis, devido à falta de planejamento e manejo adequado.
Para evitar isso, é necessário ter controle das datas de vencimento e os lotes de cada produto.
Rotineiramente realizar monitoramento, principalmente aqueles com alta rotatividade.
O uso de itens com a data de validade mais próxima deve ser priorizado, dificultando a perda de materiais.
E evitando prejuízos financeiros, já que o produto em estoque é dinheiro investido.
10. Uso Inteligente de Dados
As informações coletadas permitem que futuras aquisições sejam fundamentadas em dados consistentes.
Sempre que há movimentação no estoque de produtos, essas informações são geradas e facilitam o controle dos processos envolvidos, oferecendo ao gestor a capacidade de realizar compras inteligentes.
11. Atribuição das Responsabilidades da Equipe
Todos os funcionários envolvidos nos processos da cadeia de suprimentos devem compreender por completo seu papel.
Seus deveres e seu valor dentro das operações que garantem sucesso para cada uma das etapas.
Assim, consequentemente, a boa gestão de estoque hospitalar.
12. Abundância de Equipamentos de Segurança em Saúde
Trabalhar com compras planejadas significa garantir que os produtos necessários para o funcionamento do hospital estejam à disposição.
É inimaginável um espaço como esse, com seus sérios protocolos de segurança, funcionar sem os equipamentos necessários como as Luva Cirúrgica Descartáveis.
Esta é uma situação inadmissível, sendo o papel do gestor assegurar que os equipamentos de proteção individual estejam sempre à disposição.
Como, Touca Descartável é preciso ter eficiência no controle do estoque hospitalar e avaliar a quantidade de produtos e equipamentos diariamente.
Conclusão sobre Gestão de Estoque Hospitalar
Em suma, é de grande ajuda garantir que o ambiente do estoque esteja sempre organizado, tanto em sistema quando em armazenagem.
Mantendo sempre o monitoramento em dia, priorizando com atenção as dicas citadas acima, dinamizando a rotina.
A missão é atender nossos clientes com grande eficácia e levar produtos de alta qualidade ao o setor hospitalar e para a saúde dos pacientes.